SMART WORKING: COS’È, A COSA SERVE, COME FUNZIONA

Nelle ultime ore, a causa dell’emergenza Coronavirus, si sta molto parlando di Smart Working. Il termine in realtà circola già da qualche anno in relazione anche alla rivoluzione digitale che dovrebbe coinvolgere diversi settori all’interno della PA, ma anche nell’ambito delle PMI.

Ma cos’è esattamente lo Smart Working? Proviamo a dare un’idea più nel dettaglio partendo dalla definizione fornita dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali:

“Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

Continua poi affermando: “La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone)”.

Come possiamo notare, l’accento è posto sull’assenza di vincoli di orario o di spazio per focalizzarsi maggiormente sul concetto di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi favorendo così da un lato un vantaggio per il lavoratore (conciliazione tra vita privata e lavoro) ma anche per il datore di lavoro (aumentare la produttività).

Ma attenzione a definire lo Smart Working come lavoro da casa (quello è il telelavoro) o semplicemente come l’adozione di nuove tecnologie. Al centro vi è un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership e dell’organizzazione, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione di spazi. Riguarda piuttosto un profondo cambiamento culturale che richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali. Bisogna sempre ricordare, infatti, che è un progetto intrinsecamente multidisciplinare, che presuppone una governance integrata tra gli attori coinvolti.






Smart Working: come funziona e perché a beneficiarne sono proprio tutti

Tecnicamente a rendere possibile lo Smart Working sono le tecnologie digitali che permettono di scegliere da dove e quando lavorare. Le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già diffuse. Tutti oggi comunichiamo attraverso una pluralità di dispositivi proprietari e aziendali e, in termini di dotazione tecnologica, quella standard per consentire il lavorare da remoto generalmente si compone di PC portatile, VPN (Virtual Private Network) e servizi di social collaboration. Solo quando necessari vengono introdotti device mobili come smartphone e tablet.

Bene, passata in rassegna la componente fisica, l’hardware necessaria per poter operare in autonomia, vediamo di scoprire quelli che sono i tools che noi di Officina Kreativa riteniamo indispensabili:

 

  • Google Drive: semplicemente il cloud di Google accessibile da qualsiasi piattaforma o sistema operativo, da browser o app. Drive ti permette di archiviare tutti i tuoi file, consentendo al tuo team di lavorarci contemporaneamente anche da più dispositivi. Utilizzando Documenti di Google potrai creare un nuovo file doc (identico ad un file word) che si salva automaticamente, può essere condiviso con i tuoi colleghi (senza passaggio di pennette e senza riempire le caselle e-mail dei colleghi), lasciandoti addirittura vedere le modifiche che vengono effettuate live.

 

  • Google Calendar: l’organizzazione del team di lavoro è un elemento cruciale. Calendar è in grado di sostituirsi al planner, all’agenda, al vecchio calendario da tavolo. Potrai inserire appunti, riunioni, segnare le ferie o le assenze di un membro del team, in un calendario condiviso con i tuoi colleghi che potrete tenere sott’occhio dal browser o su device (smartphone o tablet), direttamente usando l’applicazione del calendario che rimane sempre sincronizzata.

 

  • Trello: Trello permette di gestire e monitorare le task di lavoro e la to-do list, tenendo traccia di tutte le cose da fare, giorno per giorno. Si possono creare delle vere e proprie bacheche, suddividendo le task per progetto, cliente o stato delle attività, assegnarle ai tuoi colleghi, inserire descrizioni e commenti, allegare file. Particolarmente utili sono le check-list che dividono l’intero progetto in percentuale, presentando una barra di avanzamento che si colora, man mano che ogni responsabile della task porta a termine il suo compito.

 

  • Slack: di servizi di messaggistica istantanea ce ne sono molti, Whatsapp e Telegram su tutti. Ma Slack è differente: è un software di messaggistica che nasce proprio per i gruppi di lavoro. Oltre a permetterti di chattare privatamente con i singoli colleghi (e quindi di telefonargli usando la tecnologia VoIP), Slack ha la possibilità di creare dei canali ovvero delle chat di gruppo che puoi suddividere per progetto o cliente. Oltre a scambiare messaggi, potrai usare Slack per caricare file utili per il lavoro e collegarlo alle app di task-management (come Trello) facendo in modo che, completata una task, Trello invii un segnale al canale di riferimento. Altra feature interessante è la possibilità di agganciare Slack ai principali software che gestiscono le chat collegate ai siti web. Se sul tuo sito hai installato uno di quei plugin per chattare con gli utenti che visitano il tuo sito, puoi collegare quella chat al tuo Slack e gestire il tutto da un unico posto.
  • Whereby: è una piattaforma che consente di avviare una video chiamata o una video conferenza senza bisogno di scaricare l’applicazione nel proprio Pc. Ottima per chi si trova a dover gestire progetti a distanza, anche con collaboratori all’estero. É disponibile anche la versione per smartphone.

Lo Smart Working, secondo le più recenti rilevazioni dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, può produrre un incremento di produttività di circa il 15% per lavoratore. Se pensiamo che i lavoratori che potrebbero fare Smart Working sono almeno 5 milioni (circa il 22% del totale degli occupati) e che gli Smart Worker ad oggi sono 305 mila, l’effetto dell’incremento della produttività media in Italia si può stimare intorno ai 13,7 miliardi di euro. 

Ma i benefici non sono solo per imprese e lavoratori: infatti, anche una sola giornata a settimana di remote working può far risparmiare in media 40 ore all’anno di spostamenti e per l’ambiente determina una riduzione di emissioni pari a 135 kg di CO2 all’anno, considerando che in media un individuo percorre circa 40 chilometri per recarsi al lavoro.

Smart Working, una misura efficace per contrastare l’emergenza Corona Virus

Proprio per fronteggiare l’emergenza da Covid-19 (Coronavirus), il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha apportato delle modifiche alle modalità d’accesso allo smart working per venire incontro alle esigenze delle regioni maggiormente colpite.

 

Come stabilito dall’art. 2 del DPCM, la modalità del “lavoro agile” è applicabile, in via provvisoria, fino al 15 marzo 2020, per i datori di lavoro aventi sede legale o operativa nelle Regioni Emilia-Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria, e per i lavoratori ivi residenti o domiciliati che svolgano attività lavorativa fuori da tali territori, a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi stabiliti dalla Legge 81/2017, anche in assenza di accordi individuali”.

Ora, è chiaro che lo smart working non può essere uno strumento diretto per contenere l’epidemia, ma rappresenta di sicuro uno strumento per ridurre rischi, disagi e contenere gli enormi danni economici e sociali che questa emergenza rischia di causare.

Non a caso il nuovo decreto vuole semplificare l’attivazione del lavoro agile anche in assenza di accordo individuale. Naturalmente si tratta di una misura eccezionale e provvisoria. Misura che si può utilizzare non solo nella cosiddetta zona rossa costituita dai 10 comuni lombardi e l’unico veneto individuati come focolaio del contagio e oggetto di provvedimenti restrittivi del governo, ma anche in tutte le Regioni a rischio, cosiddetta zona gialla, che vengono elencate espressamente: Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria. Non cambia il dovere di rispettare tutte le norme della legge 81/2017 che regolano lo smart working (in tema di orario di lavoro, diritto alla disconnessione, utilizzo degli strumenti telematici, esercizio del potere organizzativo e di controllo eccetera). Ciò rende peraltro opportuno che al lavoratore vengano comunque comunicate tutte quelle previsioni e indicazioni che normalmente, per legge, devono essere contenute nell’accordo scritto.



lascia un commento